Cybersecurityteamwork en communicatie in crisissituaties hoe organiseer je dat (goed)?
Een van de belangrijkste aspecten bij een crisis is communicatie. Zowel binnen als tussen teams in je organisatie. Uit evaluaties blijkt dat problemen met communicatie de reden is voor een trage eerste respons en moeite met het herstellen van een crisis. Toch wordt communicatie zelden meegenomen in crisis training. In dit artikel lees hoe je de communicatie voor je cybersecurityeams in kaart kunt brengen en hoe je dit kunt inzetten. Zo kom je goed beslagen ten ijs bij de volgende crisis!
Oefenen, oefenen en oefenen!
In de wereld van cybersecurity is het niet de vraag óf er een crisis komt, maar wanneer. Als je eenmaal midden in een crisis zit, heb je weinig controle over de situatie. Je kunt je echter wel proactief voorbereiden op crisissituaties, waardoor je effectiever reageert tijdens een crisis.
Crisissimulaties zoals OZON en ISIDOOR zijn uitstekende manieren om crisisscenario's te oefenen. Ze helpenje om je instellingvoor te bereiden op een echte crisis. Medewerkers en hun teams kunnen dan hun vaardigheden en processen op het gebied van crisiscommunicatie oefenen. Teams die samen reageren op een crisis zoals een CSIRT of CERT team, maar ook crisis teams, kunnen door samen te trainen een gedeelde structuur, taal en mindset over communicatie creëren die extra waardevol is in een crisis.
Een andere belangrijke reden om te oefenen is om je collega’s beter te leren kennen. Bouw relaties op voordat er een crisis ontstaat. Dit zorgt voor een soepelere samenwerking als er snel beslissingen moeten worden genomen.
Verbeteren van teamcommunicatie tijdens een crisis
Tijdens crises wordt op alle niveaus gecommuniceerd. Voor elk teamlid van een cybercrisisteam is het daarom belangrijk om helder en duidelijk te communiceren. Tijdens crises zijn er namelijk veel onduidelijke situaties, hebben partijen verschillende kennis als uitgangspunt en zijn de doelen van individuen of het security team vaak in strijd met doelen van andere individuen of teams in de organisatie.
Vertrouwen op de individuele teamleden voor communicatie is niet voldoende. Het verhoogt de kwetsbaarheid en het risico op misverstanden en vertragingen tijdens een crisis als slechts een beperkt aantal mensen getraind is op crisis communicatie. Daarom is het goed om communicatiepatronen binnen en tussen teams van tevoren in kaart te brengen en te oefenen. Je kunt hiervoor verschillende hulpmiddelen en processen gebruiken.
Om crisiscommunicatie echt te verbeteren, moet je vertragen om te versnellen. Investeer daarom in het organiseren van communicatie op rustige momenten zodat je snel kunt handelen wanneer de druk hoog is.
Begin met het het visualiseren van crisiscommunicatielijnen
Door middel van mapping maakt je zichtbaar hoe de communicatie tussen verschillende teams en functies in een organisatie verloopt. Als je de structuur begrijpt, is het makkelijker om “grensverleggers” te identificeren en proactief aan te wijzen. Grensverleggers zijn personen die de communicatie tussen verschillende teams makkelijker maken. Inzicht in de communicatiestijlen van individuele teamleden kan een aanzienlijk verschil maken in hoe effectief informatie wordt gedeeld en begrepen tijdens een crisis. Het zorgt dat grensverleggers effectiever kunnen werken.
Een tweede stap is het gesprek aangaan binnen je organisatie over crisis communicatie. Dit wordt behandeld in de training effectieve communicatie voor security teams. In dergelijke trainingen doe je praktische ervaring op met crisiscommunicatie. Het is sterk aan te raden om deze vaardigheden vervolgens als CSIRT, CERT of crisis team samen te oefenen.
Zorg voor een goed voorbereide communicatiestrategie, uitgevoerd door getrainde medewerkers
Het oefenen van communicatie vaardigheden heeft bij veel crisis teams een lage prioriteit. Vaak gaat het beperkte opleidingsbudget naar vakinhoudelijke trainingen. Daardoor wordt na elke crisis regelmatig hetzelfde geconstateerd: de communicatie moet beter. Door juist wel te investeren in effectieve crisis communicatie kan je je als organisatie hierin onderscheiden.
Een goed voorbereide communicatiestrategie, uitgevoerd door getrainde medewerkers en teams, zorgt dat er snel en effectief gehandeld kan worden tijdens een crisis. Hiermee bouw je sterkere interne relaties, bevorder je het vertrouwen in het security-team en maakt het mogelijk snel en efficient te communiceren.
Zelf oefenen? Volg de training
Wil je met je security-team aan de slag om de commicatie binnen jouw te professionaliseren? Volg dan de training Effectief teamwork voor securityteams op 11 en 12 november bij SURF in Amsterdam. De training is gericht op het verbeteren van communicatievaardigheden en -processen. Ook verbetert het de bestaande crisisvoorbereiding en helpt het teams om nieuwe manieren te ontwikkelen om over crisismanagement en communicatie na te denken. Het belangrijkste is dat het medewerkers voorziet van de tools en vaardigheden die ze nodig hebben om tijdens een crisis, zodat de organisatie goed is uitgerust om de uitdagingen van een crisis het hoofd te bieden.
De cursus biedt een certificaat in Effectief Cybersecurity Teamwork (met een focus op Crisiscommunicatie) en 12 studiepunten voor permanente educatie.
